1. INTRODUÇÃO
Em consonância com o disposto na Resolução 410/2003, o “Sistema de Padronização Organizacional do TJMG” visa a garantir, de modo uniforme e organizado, o desenvolvimento e o controle dos padrões de suas unidades organizacionais.
2. OBJETIVO
Estabelecer os conceitos e critérios a serem utilizados no desenvolvimento da padronização do TJMG.
3. CAMPO DE APLICAÇÃO
O Sistema de Padronização Organizacional aplica-se a todas as unidades organizacionais da Secretaria do TJMG e da Justiça de 1ª Instância.
4. CONCEITOS
Padrão: compromisso documentado, utilizado em comum e repetidas vezes pelas pessoas relacionadas com uma determinada função.
Padronização: conjunto de atividades sistemáticas para estabelecer, utilizar e avaliar padrões.
Processo de trabalho: conjunto de ações (procedimentos) e fatores que se articulam para alcançar um resultado: produção de um bem ou prestação de um serviço.
Subprocesso de trabalho: cada uma das fases distintas e interligadas de um mesmo processo.
Procedimento: conjunto de atividades distintas e interligadas de um processo de trabalho ou de seu subprocesso.
Atividades: cada uma das partes na execução de um procedimento.
Função: conjunto de poderes e deveres de cada órgão para o cumprimento de sua finalidade. Cada unidade organizacional e cada cargo têm, no mínimo, uma função atribuída por lei ou regulamento.
5. IDENTIFICAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Os padrões internos e os documentos externos ao TJMG são identificados e classificados no Sistema de Padronização Organizacional do TJMG quanto ao/à:
-
● tipo: padrão interno ou documento externo;
● responsabilidade: aprovação (padrão interno) ou controle (documento externo).
6. CODIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Todos os padrões e atos legais/normas técnicas deverão ser codificados, dentro do Sistema de Padronização Organizacional, quanto ao tipo e quanto à responsabilidade, no campo “CÓDIGO LOCALIZADOR” situado no cabeçalho do padrão.
-
6.1 Codificação quanto ao tipo (no campo “CÓDIGO LOCALIZADOR”)
Esse atributo tem por finalidade identificar e numerar o tipo de padrão que está sendo emitido ou ato legal/norma técnica que está sendo controlado, de acordo com a seguinte tabela:
TIPO DE
DOCUMENTO |
ABREV. |
CONCEITO |
Legislação |
LEG |
Documento externo (normas constitucionais, leis, medidas provisórias, atos administrativos normativos, decretos e outros) que caracteriza os atos legais sobre determinado assunto e que, internamente, estabelece, cancela ou altera padrões. |
Norma Técnica |
NTE |
Documento externo (ABNT, ISO, etc. ) que caracteriza as normas técnicas que estabelecem princípios para a realização ou avaliação de um produto ou serviço do TJMG. |
Princípio
Institucional |
PIN |
Padrão interno (Missão, Valores Institucionais, Visão, Código de Ética e Conduta, etc.) que caracteriza a ideologia da Instituição e como esta se relaciona com os seus usuários externos, servidores e a sociedade em geral. |
Política |
POL |
Padrão interno que caracteriza os grandes objetivos das funções da Instituição nas quais ele se insere. É um conjunto de regras que orienta a tomada de decisões, permeia o programa de ações e condiciona sua execução. |
Regimento
Interno |
RGI |
Padrão interno que institui o conjunto de normas, previsto nas Constituições, para regular a organização, a competência e o funcionamento dos órgãos do Tribunal, bem como a eleição dos seus dirigentes. Prevê a edição de normas regulamentares (resoluções) e esferas de competência para aprovação. |
Resolução |
RES |
Padrão interno que estabelece as decisões da Corte Superior para a interpretação, a aplicação e a alteração das normas regimentais e para a interpretação do Direito. |
Portaria
Presidencial |
POP |
Padrão interno que caracteriza os atos normativos ou aplicativos do Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais para o exercício de suas atribuições e a concretização das previsões legais e regimentais . Estabelece as ações administrativas e operacionais necessárias à gestão do TJMG. Pode ser emitida conjuntamente com os Vice-Presidentes ou o Corregedor-Geral de Justiça. |
Provimento |
PRO |
Padrão interno, expedido pela Corregedoria-Geral de Justiça, contendo instruções ou determinações de caráter regulamentar necessárias à operacionalização dos serviços da Justiça de 1 a . Instância. Pode ser emitido conjuntamente. |
Portaria |
POR |
Padrão interno que caracteriza os atos normativos ou aplicativos dos Vice-Presidentes, dos Juízes-Diretores de Foro ou dos Juízes das Varas da Infância e Juventude para o exercício de suas atribuições e a concretização das previsões legais e regimentais. Pode ser emitido conjuntamente. |
Instrução de Serviço |
INS |
Padrão interno ordinatório que visa a disciplinar o modo e a forma de execução dos serviços de apoio do Tribunal. |
Especificação de Produtos e Serviços Internos |
ESP |
Padrão interno que estabelece os produtos e serviços do TJMG decorrentes das atribuições de suas unidades organizacionais, seus usuários internos e externos, insumos necessários, respectivos fornecedores e resultados esperados . |
Padrão Gerencial de Processo |
PGP |
Padrão interno que caracteriza a organização de um processo de trabalho, apresentando seus objetivos, premissas básicas e conteúdo para o adequado funcionamento . Havendo necessidade, formulários e “telas-padrão” de sistemas informatizados devem ser incluídos. |
Instrução Padrão de Trabalho |
IPT |
Padrão interno que caracteriza as atividades necessárias para a realização de um procedimento. Havendo necessidade, formulários e “telas-padrão” de sistemas informatizados devem ser incluídos. |
Formulário Padrão |
FOR |
Padrão interno que facilita a operacionalização e o controle dos procedimentos. Pode ou não estar informatizado. |
Correspondência Oficial |
COF |
Padrão interno que oficializa a comunicação interna ou externa para solicitar algum serviço ou produto, relatar, registrar ou justificar determinado assunto, em compatibilidade com o padrão estabelecido no manual de identidade visual do TJMG. Inclui-se nesse tipo de documento as comunicações digitalizadas ou impressas. |
Manual de Treinamento |
MTR |
Padrão interno que caracteriza as atividades necessárias para desenvolver e treinar pessoas na utilização de padrão ou ato legal/norma técnica a que ele se refere. |
6.2 Codificação quanto à responsabilidade (no campo “CÓDIGO LOCALIZADOR”)
Esse atributo tem por finalidade identificar a área do responsável pela emissão do padrão interno ou controle documental do ato legal/norma técnica.
Em sua aplicação deverá ser utilizada a sigla do órgão de maior hierarquia da área, seguida da sigla do setor responsável pela origem do padrão interno. Para a 1ª Instância, utilizar-se-á o nome da Comarca, seguido do nome da Vara.
| XXX YYY - WWWW - ZZZZZ |
|
|
Tipo de documento: este campo determina o tipo do documento que está sendo emitido ou controlado. Vide abreviatura correspondente no item 6.1.
|
Número seqüencial: este campo determina a numeração seqüencial do documento seguida dos dois últimos dígitos do ano em que foi elaborado, exceto quando se tratar de PGP e IPT. Essa numeração é de responsabilidade do emanante do padrão ou controlador do ato legal/norma técnica.
|
Sigla do órgão de maior hierarquia da área que emitiu o padrão ou o nome da Comarca. |
Sigla do setor responsável pela emissão e controle documental do documento ou o nome da Vara. |
Exemplo 1:
| IPT 001 - SEPLAG - ASSEQ |
|
|
Instrução Padrão de Trabalho.
|
Número seqüencial.
|
Secretaria Executiva de Planejamento e Gestão Institucional. |
Assessoria da Qualidade na Gestão Institucional. |
Exemplo 2:
| PGP 001 - Comarca - Vara |
|
|
Padrão Gerencial de Processo.
|
Número seqüencial.
|
Comarca de Belo Horizonte.
|
Varas Cíveis.
|
7. CRIAÇÃO DO PADRÃO INTERNO
Objetivando uniformizar a apresentação, formatação e redação do padrão interno, o elaborador do padrão interno deve obedecer às seguintes orientações:
-
7.1 Apresentação/formatação do padrão interno
Todo padrão interno deve utilizar o “Formulário Padrão”, em folha “A4”, conforme anexo 1 (folha 13/15).
Todos os campos do cabeçalho e rodapé devem ser preenchidos.
O “TÍTULO” deve ser escrito com todas as letras maiúsculas, em negrito e no singular. Além disso, deve ser tão conciso quanto possível, indicando, sem ambigüidade, o assunto tratado pelo padrão interno e permitindo clara distinção com outros padrões.
No caso da Instrução Padrão de Trabalho-IPT, devem constar o processo de trabalho e o subprocesso a que se referem os procedimentos ali estabelecidos.
Notas:
Quando for necessário, um padrão interno poderá ser divulgado por meio de placas, cartazes, folders, entre outros. Cabe ao responsável pelo padrão interno garantir a permanente compatibilidade entre o padrão e o objeto divulgado.
O “Formulário Padrão”, anexo 1, pode também ser impresso na “forma de paisagem” (sentido horizontal da folha).
Toda edição de padrão interno impressa em volume deverá conter ficha catalográfica, sumário e índice remissivo.
7.2 Redação do padrão interno
Os capítulos de uso obrigatório e opcional que compõem o padrão interno são apresentados a seguir, devendo ser respeitada a seqüência indicada.
Quando necessário, em qualquer dos capítulos poderão ser utilizadas “Notas” e/ou “Observações” para prestar esclarecimentos e informações adicionais ou pedir atenção para alguma particularidade.
CAPÍTULO |
USO |
FORMA DE USO |
OPCIONAL |
OBRIGATÓRIO |
Sumário |
X |
|
Utilizado para permitir uma visão global do padrão interno e facilitar a sua consulta. Deve listar todos os capítulos, podendo conter a indicação das páginas (inclusive anexos). |
Introdução |
X |
|
Utilizada para dar informações específicas ou comentários sobre o conteúdo do padrão interno, as razões que motivaram a sua elaboração e indicar os nomes dos profissionais participantes da descrição do padrão . |
Objetivo/
Resultados esperados |
|
X |
Utilizado(s) para definir a finalidade do padrão interno, indicando o assunto tratado e os resultados que se pretende atingir com a implantação do mesmo. |
Premissas básicas |
X |
|
Utilizadas como requisitos a serem atendidos quando da operacionalização do processo.
Nota: é recomendável sua utilização no PGP. |
Campo de aplicação |
|
X |
Utilizado para indicar os limites de aplicabilidade do padrão interno. |
Referências |
X |
|
Utilizadas para listar os padrões, atos legais/normas técnicas ou outro documento relacionado ao assunto em questão.
Nota: o padrão interno de nível inferior deverá sempre se referir ao de nível superior que o condiciona. |
| Conceitos |
X |
|
Utilizados para especificar o sentido de certos termos utilizados no padrão interno. |
Símbolos e abreviaturas |
X |
|
Utilizados com os seus respectivos significados quando julgados indispensáveis à boa compreensão do texto. |
Itens de controle |
X |
|
Utilizados para medir numericamente os resultados de um processo de trabalho, permitindo seu gerenciamento. |
Conteúdo do padrão |
|
X |
Utilizado para documentar os conteúdos e requisitos necessários ao processo de trabalho de que trata o padrão, podendo ser utilizada numeração desdobrada em tantos níveis quantos forem necessários. |
Anexos |
X |
|
Devem ser apresentados como parte integrante do padrão. |
7.2.1 Observações sobre a forma e o conteúdo dos padrões:
1. O padrão poderá ser apresentado em forma de texto, gráfico (fluxo), figura, tabela, quadro, fotografia, vídeo ou qualquer forma de representação que venha a se constituir na melhor maneira de comunicação para o usuário do mesmo. Na forma de fluxograma (seqüência lógica da execução das tarefas, com indicação do seu responsável), sugere-se a utilização dos “Símbolos Gráficos” relacionados no anexo 2 (folha 14/15).
2. Para a Instrução Padrão de Trabalho- IPT, uma atenção especial deverá ser dada, devendo constar do seu conteúdo, além da descrição das principais atividades e dos resultados esperados, as seguintes informações, quando aplicáveis:
● ações corretivas;
● pré-requisitos para o(s) executante(s);
● cuidados especiais e observações relevantes.
● outras informações, tais como: fornecedor, insumo, produto decorrente da tarefa, cliente, tempo de realização da tarefa etc.
8. APROVAÇÃO DO PADRÃO INTERNO
Os padrões definidos para o TJMG terão sua aprovação conforme abaixo especificado:
TIPO |
ABREV. |
EMANADO DE |
Legislação |
LEG |
Competência externa |
Norma Técnica |
NTE |
Competência externa |
Princípio Institucional |
PIN |
Comitê Estratégico de Gestão Institucional |
Política |
POL |
Comitê Estratégico de Gestão Institucional |
Regimento Interno |
RGI |
Corte Superior |
Resolução |
RES |
Corte Superior |
Portaria Presidencial |
POP |
Presidência do TJMG, podendo ser em conjunto com os Vice-Presidentes ou o Corregedor-Geral de Justiça. |
Provimento |
PRO |
Corregedoria-Geral de Justiça |
Portaria |
POR |
Vice-Presidentes do TJMG, Juízes-Diretores de Foro e Juízes de Varas da Infância e Juventude. |
Instrução de Serviço |
INS |
Secretaria/Diretoria-Executiva |
Especificação de Produtos e Serviços Internos |
ESP |
Secretaria/Diretoria-Executiva |
Padrão Gerencial de Processo |
PGP |
Secretaria/Diretoria-Executiva,
Comitê Técnico de Padronização e
Colegiados Técnicos para Padronização da 1 a Instância |
| Instrução Padrão de Trabalho |
IPT |
| Manual de Treinamento |
MTR |
- Notas:
-
♦ Os padrões internos denominados: Princípio Institucional, Política, Regimento Interno, Resolução, Portaria Presidencial, Provimento, Portaria e Instrução de Serviço passam a vigorar na data prevista no próprio ato.
♦ Toda vez que forem revistos, esses padrões internos deverão ser republicados.
♦ Quando se tratar de uma pequena alteração no padrão interno que foi editado e divulgado em grande escala, a mesma deverá ser publicada como “revisão extraordinária” informando a data dessa revisão e o padrão interno a que se refere.
♦ Os padrões internos denominados: Especificação de Produtos e Serviços Internos, Padrão Gerencial de Processo, Instrução Padrão de Trabalho e Manual de Treinamento passam a vigorar a partir da data de sua aprovação pelos órgãos competentes, conforme estabelecido no item 8.
9. REVISÃO DO PADRÃO INTERNO
O padrão interno deve ser atualizado sistematicamente pela área responsável, identificada no campo “CÓDIGO LOCALIZADOR”, visando a uma permanente melhoria nos resultados dos trabalhos. A revisão acontecerá sempre por motivo de “Revalidação”, “Alteração” ou “Cancelamento”.
-
9.1 Critério para revisão
Na primeira emissão (aprovação) de qualquer padrão interno, o campo “REVISÃO” do “Formulário Padrão”, anexo 1, deve ser preenchido com o número “0” (zero). As revisões subseqüentes devem seguir uma ordem numérica seqüencial a partir de “1”.
9.2 Revisão ordinária
O responsável pelo padrão interno deverá revê-lo periodicamente. O período máximo de temporalidade para cada tipo de padrão interno é o seguinte:
| Princípio Institucional |
06 anos |
Política |
05 anos |
Regimento Interno |
02 anos |
Resolução |
02 anos |
Portaria Presidencial |
02 anos |
Provimento |
02 anos |
Portaria |
02 anos |
Especificação de Produtos e Serviços Internos |
02 anos |
Padrão Gerencial de Processo |
02 anos |
Instrução Padrão de Trabalho |
1 ano e 06 meses |
Manual de Treinamento |
1 ano e 06 meses |
Notas:
♦ Havendo revisão do padrão interno, obrigatoriamente deve-se revisar o Manual de Treinamento correspondente, quando existir.
♦ As normas de caráter permanente terão a informação “norma de caráter permanente – sem revisão” indicada no campo “data prevista para revisão”.
9.3 Revisão extraordinária
Revisão que pode ocorrer a qualquer momento, quando:
● for detectada oportunidade de melhoria de resultados;
● houver solicitação procedente de magistrados ou servidores, devidamente aprovada no nível de competência estabelecido;
● houver mudança no ato legal/norma técnica;
● por obsolescência.
Notas:
♦ Cada vez que ocorrer a revisão extraordinária, terá início um novo período de temporalidade.
♦ Todas as revisões ordinárias e extraordinárias devem ser aprovadas pelo respectivo nível de competência estabelecido no item 8.
♦ Todos os servidores devem ser treinados nos padrões internos revisados.
10. CONTROLE DOS DOCUMENTOS
Para o controle da emissão, distribuição, recebimento e arquivamento dos padrões internos, serão adotados os critérios estabelecidos a seguir, válidos para os atos legais/normas técnicas, sempre que aplicáveis. O responsável pela unidade organizacional, ou colaborador por ele designado, será o “Controlador de Documentos” de sua área de atuação.
-
10.1 Controle de elaboração e arquivamento de padrões internos
Os padrões internos devem ser organizados e arquivados de forma a garantir seu controle, busca e recuperação no menor prazo possível, observando-se o código localizador e o título. O original do padrão interno deve ser mantido no arquivo do emitente, sob a responsabilidade do controlador de documentos da unidade organizacional.
Todo padrão interno gerado ou revisado deve ser registrado na “Lista de Controle de Documentos”, anexo 3. Essa lista será emitida pela unidade organizacional responsável pela elaboração do padrão interno. Tem por finalidade o controle de elaboração e revisão dos padrões, devendo estar sempre atualizada e prontamente disponível ― tanto na unidade organizacional quanto na Coordenadoria de Documentação e Biblioteca-COBIB da Escola do Judiciário “Desembargador Edésio Fernandes”.
Notas:
♦ A cada revisão do padrão interno, a versão atualizada substitui a anterior. A versão substituída deverá ser arquivada separadamente na unidade organizacional que elaborou o padrão interno para se ter o histórico das revisões, ou por exigência legal ou por necessidade de preservação do conhecimento. A cópia substituída deve receber um carimbo na cor vermelha, conforme o modelo:
♦ A temporalidade (data limite para a guarda do documento) será definida pelo responsável pelo padrão interno ou pelo controlador do ato legal/norma técnica, em compatibilidade com as diretrizes de gestão documental estabelecidas para o TJMG.
10.2 Controle de distribuição de padrões
Para efeito de controle de distribuição, os padrões do TJMG serão considerados como:
10.2.1 Cópia controlada
As cópias atualizadas dos padrões utilizados no âmbito interno do TJMG configuram-se como “Cópias controladas” e terão um carimbo na cor vermelha, conforme o modelo, para identificá-las:
Nota:
♦ É de responsabilidade da unidade organizacional emitente do padrão interno, por meio do controlador de documentos, o envio das versões atualizadas do padrão interno para as áreas usuárias.
10.2.2 Cópia não controlada
As cópias dos padrões configuradas como “Cópia não controlada” não terão controle específico e não representam, obrigatoriamente, a versão atualizada. Devem ser identificadas com carimbo na cor preta:
Nota:
♦ A aplicação do carimbo de “Cópia não controlada” será de responsabilidade exclusiva da unidade organizacional emitente do padrão interno.
10.2.3 Geral
As “Cópias Controladas” serão distribuídas para as unidades organizacionais usuárias das informações contidas no padrão. O controlador de documentos é quem decidirá quais unidades organizacionais devem recebê-las.
10.3 Controle dos padrões recebidos
O controlador de documentos será o responsável pela manutenção atualizada dos padrões sob sua guarda e pela destruição daqueles padrões considerados obsoletos, em compatibilidade com as regras de temporalidade aprovadas para o TJMG.
O controlador de documentos da unidade organizacional recebedora da cópia do padrão deve confirmar seu recebimento.
Nota:
♦ Os padrões devem estar sempre atualizados, arquivados adequadamente e disponíveis em local de fácil acesso a todos os usuários, nas unidades onde são utilizados.
11. AVALIAÇÃO QUANTITATIVA E QUALITATIVA DA PADRONIZAÇÃO
Para completar as atividades de padronização, é necessário proceder à sua avaliação, ou seja, verificar se os padrões internos estão sendo produzidos, utilizados, controlados e revisados periodicamente, conforme a necessidade de cada função, e se os resultados esperados estão sendo alcançados.
-
11.1 Avaliação quantitativa
Diz respeito a resultados quantificáveis, os quais devem ser medidos através de itens de controle. É desejável conhecimento da situação anterior à implantação do padrão interno para, posteriormente, ser feita a comparação e se conhecerem os ganhos obtidos com sua implantação.
11.2 Avaliação qualitativa
Diz respeito a resultados não quantificáveis relativos à produção, utilização e controle de padrões internos. Formas apropriadas de avaliação devem ser aplicadas.
Nota:
♦ Cada unidade organizacional é responsável pela avaliação dos resultados alcançados a partir da implantação dos padrões internos na sua área de atuação.
12. ATRIBUIÇÕES
As principais atribuições, no âmbito do “Sistema de Padronização Organizacional do TJMG”, são:
Do responsável pelo Sistema
(Secretaria de Planejamento e Gestão Institucional, por meio da Assessoria de Qualidade na Gestão Institucional) |
• Assegurar a eficiência e zelar pela integridade e segurança do Sistema.
• Compilar e divulgar dados e informações sobre a padronização no TJMG .
• Coordenar os esforços de melhoramento do Sistema de Padronização Organizacional-SPO no TJMG.
• Promover e coordenar ações de intercâmbio sobre padronização entre as diversas unidades organizacionais do TJMG, e entre essas e outras organizações.
• Orientar as áreas do TJMG para o desenvolvimento e controle dos seus padrões internos.
|
Do responsável pelo padrão interno
(todas as unidades organizacionais) |
• Analisar a necessidade do padrão interno.
• Encaminhar a minuta do padrão interno para aprovação.
• Desenvolver e treinar no uso do padrão interno.
• Avaliar a padronização e seus resultados.
• Promover ações de melhoria no padrão interno. |
Do elaborador do padrão interno
(todas as unidades organizacionais) |
• Pesquisar existência de padrão interno similar (melhores práticas).
• Elaborar e atualizar o padrão interno.
• Solicitar a orientação da SEPLAG/ASSEQ para a elaboração/divulgação de seus padrões internos. |
Do controlador de documento
(todas as unidades organizacionais) |
• Numerar, registrar, distribuir, receber e arquivar os padrões internos, bem como os atos legais/normas técnicas.
• Encaminhar, sistematicamente, os padrões internos atualizados para as áreas usuárias.
• Solicitar a orientação da SEPLAG/ASSEQ para o controle de seus padrões internos. |
Do usuário do padrão
(todas as unidades organizacionais) |
• Utilizar o padrão.
• Sugerir melhorias nos padrões internos. |
13. ANEXOS
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13.1 Anexo 1
“FORMULÁRIO PADRÃO”
(Instruções de preenchimento)
-
13.2 Anexo 2
“SÍMBOLOS GRÁFICOS”
-
-
13.3 Anexo 3
FORMULÁRIO PADRÃO “LISTA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS”
(Instruções de preenchimento)
-
