5.5 - Cadastro de comunicações

Através do menu "Processo eletrônico/Cadastro de Comunicações", será permitido aos servidores cadastrar diversos tipos de comunicação que poderão ser enviadas para órgãos/setores fora do Tribunal, por exemplo, Procuradoria-Geral de Justiça, Defensoria Pública, 1ª Instância e representantes das partes devidamente cadastrados no processo eletrônico.

É obrigatória a seleção de pelos menos um tipo de documento (meio de comunicação) para que a comunicação possa ser realizada. Inicialmente, serão contempladas apenas as comunicações via sistema, caso seja necessário outro meio de comunicação, por exemplo, com aviso de recebimento - AR, deverá ser feito fisicamente.

Caso seja necessário considerar prazos para respostas nas comunicações enviadas, o usuário deverá informar a data final para a manifestação da parte interessada. O sistema fará um controle automático dos prazos informados, gerando, no relatório de resumo de pendências, aqueles processos que já possuem prazo decorrido sem manifestação ou que possuem manifestação fora do prazo (Ver itens: 5.1.5 - Manifestação fora do prazo e 5.1.6 - Sem manifestação da parte interessada).

OBSERVAÇÃO: Somente o setor de andamento ao qual o processo está vinculado poderá realizar o cadastro de comunicação para o processo específico.

Detalhamento das funcionalidades do módulo:

Aba "Processos"

Através da aba, será possível gerar de forma massiva as comunicações para diversos processos. Essa opção será útil quando os dados das comunicações são os mesmos para todos os processos, ou seja, essa comunicação massiva será feita para a geração de comunicações com as mesmas características em processos diferentes. Por esse motivo, os documentos que serão anexados através da aba "Documentos" não poderão conter informações específicas de um processo. Exemplo de comunicação massiva: remessa PGJ para parecer, comunicação de inclusão pauta – onde os dados são os mesmos.

O checkbox () existente ao lado do número do número de cada processo permitirá a seleção múltipla de processos para a geração massiva de comunicações.

O campo "Data Sessão" exibirá a data da sessão definitiva para o julgamento. Os processos exibidos deverão ter a movimentação 0062-0 (Autos incluídos na pauta de julgamento de).

Outra informação importante da tela, é sobre a existência no processo de: Advocacia-Geral da União, Defensor Dativo, Defensoria Pública, Procuradoria-Geral do Estado, Procuradoria-Geral do Município de Belo Horizonte, Advocacia-Geral da União e Assistente do Ministério Público. Ao informar o número do processo, o respectivo checkbox será selecionado, permitindo ao cartório identificar e agrupar as comunicações para um determinado órgão; por exemplo, defensoria pública.

A funcionalidade para envio de comunicações também poderá ser acessada a partir da tela "Minhas atividades" (menu "Processo eletrônico/Módulo Cartório/Determinações e Atividades/aba "Minhas Atividades") (Ver item:  5.2.1.3 - Minhas atividades).

Aba "Dados Gerais"

• Tipo → Deverá ser definido se o tipo de comunicação é "Institucional", por exemplo, para Procuradoria-Geral de Justiça, Defensoria Pública, Juiz de direito ou se é "Pessoa", ou seja, pessoa física. Essa informação é obrigatória.

Atenção: 1) Quando for necessário o envio de comunicação para a Procuradoria-Geral de Justiça, para a Defensoria Pública ou para qualquer outro órgão, mesmo sendo partes do processo, a comunicação deverá ser do tipo "Institucional". Na aba "Destinatário" deverá ser selecionado o respecitvo órgão que receberá a comunicação.

2) Quando for necessário o envio de comunicação para a Defensoria Pública ou para um juiz de direito da 1ª instância e não sendo estes partes do processo, a comunicação deverá ser do tipo "Institucional". Na aba "Destinatário" deverá ser selecionado o respecitvo órgão que receberá a comunicação.

• Tipo documento → Essa informação é obrigatória.

• Meio → Trará a informação "Sistema", pois a primeira fase de implantação do processo eletrônico não contemplará outras formas de comunicação, como por exemplo, o aviso de recebimento - AR, edital e DJe.

• Urgente → A opção deverá ser selecionada caso seja necessário indicar a urgência para o destinatário que receberá a comunicação via portal do JIPPE.

• Data final para manifestação → Data final para manifestação ou último dia para resposta à comunicação. Essa informação não será exibida no portal do JIPPE, ou seja, a parte não terá acesso à informação do prazo final.

• Motivo → A seleção de uma opção é obrigatória. Os motivos visam uma melhor compreensão e controle da comunicação, especialmente no que se refere à comunicação via sistema. Alguns motivos não exigem o controle de resposta ou de prazo decorrido quando for uma comunicação somente para leitura; já o motivo “Outras providências”, exige a descrição do motivo em campo livre. Os motivos disponibilizados serão:

• Baixa;
• Comunicação;
• Diligência 1º Instância;
• Outras providências;
• Processo Redistribuído;
• Publicação realizada no DJE;
• Remessa;
• Remessa para ciência do acórdão;
• Remessa para parecer;
• Remessa para contrarrazões e parecer;
• Remessa para contrarrazões;
• Remessa para ciência do acórdão e impugnação aos embargos infringentes;
• Remessa para impugnação aos embargos infringentes;
• Remessa para ciência do acórdão e impugnação aos embargos declaratórios com efeitos infringentes;
• Remessa para impugnação aos embargos declaratórios com efeitos infringentes;
• Remessa para ciência do despacho/decisão;
• Remessa para requerimento de diligências;
• Remessa para apresentação de alegações finais nos termos do artigo 11 da Lei 8.038/90;
• Requerer Informação;
• Trânsito.

Atenção: As intimações serão feitas no DJe. Por este motivo, as comunicações enviadas para as partes para esta situação deverá ser com o motivo "Comunicação" ou "Publicação. Não haverá intimação pelo portal do JIPPE.

• Compl. Motivo → Deverá ser preenchido, obrigatoriamente, quando for selecionada a opção "Outros motivos" para o campo "Motivo". Para outras opções do campo "Motivo", o preenchimento será opcional.

Aba "Destinatários"

"Tipo/Setor órgão", "Comarca", "Setor/órgão" e "Destinatário" → As opções serão habilitadas apenas quando a opção "Institucional" for selecionada para o "Tipo" de comunicação" existente na aba "Dados Gerais".

"Partes" → A opção será habilitada apenas quando a opção "Pessoa" for selecionada para o "Tipo" de comunicação" existente na aba "Dados Gerais". O usuário poderá utilizar a opção "Todas as parte", caso queira mandar a mesma comunicação para todas as partes do processo. Se selecionadas várias partes, o sistema gerará uma comunicação para cada representante, utilizando os mesmos dados gerais informados e os documentos associados. Em função dessa característica, sempre que houver algum dado diferente ou documento distinto dependendo da parte, deverá ser cadastrada uma nova comunicação para a parte específica.

Atenção: Se a parte não tiver representante habilitado, a comunicação deverá ser feita por outro meio, por exemplo, correio com aviso de recebimento - AR.

Aba "Documentos"

"Procurar", "Tipo Documento", "Descrição" e "Adicionar" → Permite a pesquisa de documentos já gravados em um diretório de um computador ou servidor para que sejam adicionados à comunicação. Os campos "Tipo Documento" e "Descrição" são obrigatórios.

"Documentos a anexar" → Através do checkox , deverão ser selecionados quais são os documentos do processo que deverão ser anexados na comunicação que será enviada. Se vários processos forem informados na aba "Processos" para envio de comunicação massiva, não serão listados os documentos dos processos.

"Visualizar documento listado" → Ao clicar no ícone , será exibido o documento que foi adicionado ao processo e que poderá ser anexado à comunicação.

"Movimentar" → Possibilita a exibição da tela de movimentação massiva permitindo a movimentação dos processos selecionados na aba "Processos".

"Enviar" → Envia as comunicações e os documentos selecionados como anexos. Os documentos enviados na comunicação passarão a compor a lista de documentos do processo (Ver item 5.3 - Documentos de processo).

Observação: Somente serão anexados arquivos do tipo PDF. Os documentos anexados, após serem enviados pela comunicação, farão parte dos documentos do processo, sendo disponibilizados no SIAP, Themis e portal do JIPPE.

Aba "Histórico"

A partir do número do processo e das informações retornadas, será possível avaliar todos os status das comunicações que poderão ser:

• Enviada → Status inicial da comunicação.

• Confirmada → Quando ocorre a leitura, no portal, de uma comunicação com data final de manifestação ou quando o usuário realiza o download dos documentos anexados à comunicação com data final de manifestação.

• Finalizada → Quando ocorre a leitura, no portal, de uma comunicação sem data final de manifestação ou quando o usuário realiza o download dos documentos anexados à comunicação sem data final de manifestação. Ou ainda, quando existir uma manifestação/peticionamento, para a comunicação com data final para manifestação.