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O Sistema de Padronização Organizacional (SPO) foi implantado em
2003 para garantir, de modo uniforme e ordenado, o desenvolvimento e o
controle das normas e outros padrões utilizados pelas unidades organizacionais
da Secretaria do TJMG e pela Justiça de 1ª Instância. Durante esta
gestão, o SPO foi revisado e aprimorado.
A Portaria 2.085/2007 instituiu, em agosto de 2007, o Regulamento
001-SEPLAG-CEPAQ, correspondendo à Revisão nº 1 do SPO. A nova versão
do Sistema ampliou o conceito de padrão, englobando outros tipos de normas
não citados anteriormente, e instituiu novas regras de formatação.
Outras alterações significativas foram a inclusão de formulários próprios
para a redação das normas/padrões e a definição de nova composição
do código localizador dos documentos. O código localizador passou a incluir
a numeração do código de classificação funcional dos documentos de arquivo
(CCDA), facilitando a identificação e a rastreabilidade dos documentos no
TJMG.
A Revisão nº 2, promovida no primeiro semestre de 2008 e instituída
por meio da Portaria 2.208/2008, foi submetida à avaliação dos gestores da
Secretaria do Tribunal que integram o Comitê Executivo. Os formulários foram
aprimorados e disponibilizados na intranet.
Outro aperfeiçoamento diz respeito à revisão dos padrões, visto que,
nesse aspecto, os atos normativos passaram a ser encarados de forma
diferenciada de outros padrões. Assim, o ato normativo vigorará até que outro
o modifique ou o revogue. No entanto, a cada dois anos, a partir da publicação
da nova edição do SPO, cada área se responsabilizará pela revisão dos atos
normativos referentes aos seus processos de trabalho, com o objetivo de
promover a atualização de suas referências legais ou a revogação das normas
ultrapassadas. |