Gestão Administrativa
Gestão da informação documental

Gestão documental

 

Nos últimos dois anos, a Dirged efetuou os testes e homologações necessários à implantação do Sistema de Informação de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (Siged), que permite agilizar a gestão de documentos.

O sistema, criado em parceria com a Dirfor, já está implantado como projeto-piloto em alguns setores do Tribunal. Em pleno funcionamento, ele possibilitará a gestão da documentação produzida e armazenada no TJMG, independentemente do suporte adotado, disponibilizando com segurança e rapidez informações sobre a documentação para todos os setores da Secretaria da Instituição.

Para auxiliar os servidores da Secretaria do TJMG na execução das atividades básicas referentes à gestão documental, foi instituído o Manual de Gestão dos Documentos Administrativos, por intermédio da Portaria-Conjunta nº 131/2008, de 4 de dezembro de 2008.

Tendo em vista a otimização do espaço, o segundo Edital de Eliminação de documentos do TJMG, publicado em 18 de dezembro de 2009, possibilitou o descarte de aproximadamente 3,3 toneladas de documentos administrativos da Instituição. Com a mesma finalidade, foram adquiridos quatro scanners com softwares de tratamento, captura e indexação automatizada de imagens para digitalização de documentos.

Como parte do esforço da gestão documental da 1ª Instância, foram realizadas visitas técnicas a 21 comarcas, com coleta de dados e imagens.

Essas ações integram-se a uma política de gestão arquivística que incluiu a instituição do Núcleo de Apoio à Gestão Documental da 1ª Instância (Portaria nº 26/2009) e a atuação junto ao Grupo de Trabalho, encarregado de elaborar estudos sobre a forma de disciplinar e implementar a gestão de documentos e das atividades arquivísticas do Judiciário mineiro (Portaria-Conjunta nº 157/2009).

Em cumprimento à Resolução nº 76 do CNJ, a Gerência de Arquivo e Tratamento da Informação Documental, através do Núcleo de Apoio à Gestão Documental da 1ª Instância, efetuou, em parceria com a Corregedoria-Geral de Justiça, o trabalho de mensuração dos espaços destinados aos arquivos das comarcas do interior do Estado.